Les documents d’une entreprise permettent de justifier ses opérations, de suivre ses engagements et de répondre aux demandes de l’administration. Leur conservation demande une organisation adaptée à leur nature. Une évolution législative publiée en 2026 impose de revoir certaines règles d’archivage fiscal.

La loi du 25 juin 2026 relative à la lutte contre les fraudes sociales et fiscales porte à dix ans l’obligation de conservation des documents aux fins d’un contrôle fiscal, auparavant fixée à six ans. Selon Service Public Entreprendre, cette mesure s’applique aux documents et pièces dont le délai de conservation expire après le 1er janvier 2027.

Identifier les documents concernés

Commencez par dresser la liste des catégories conservées dans l’entreprise. Distinguez les documents fiscaux, les pièces comptables, les contrats, les documents bancaires et les dossiers du personnel.

Les livres comptables et les pièces justificatives sont déjà soumis, en règle générale, à une conservation de dix ans à compter de la clôture de l’exercice. D’autres catégories suivent leurs propres durées et points de départ.

Un document peut répondre à plusieurs obligations. Avant toute destruction, vérifiez l’ensemble des règles applicables, ainsi que l’existence d’un litige ou d’un contrôle en cours.

Revoir les règles de suppression

Si votre entreprise utilisait une suppression automatique des documents fiscaux après six ans, faites vérifier son paramétrage au regard de la nouvelle règle et de ses dispositions transitoires.

Examinez également les procédures de votre prestataire et les conditions de conservation de vos logiciels. Un abonnement actif ne garantit pas nécessairement que tous les documents restent disponibles pendant la durée requise.

Préserver des archives lisibles

Les documents doivent rester accessibles et exploitables. Contrôlez régulièrement l’ouverture des fichiers, la présence des pièces et la possibilité de les retrouver par année, client ou fournisseur.

Prévoyez une sauvegarde et testez la restauration de quelques documents. Pour les archives sensibles, limitez les droits d’accès aux personnes concernées.

Préparer les changements d’outil

Avant de quitter un logiciel ou un prestataire, récupérez vos archives et vérifiez leur intégrité. Conservez les références permettant de relier les documents aux opérations.

Une revue annuelle de l’archivage permet d’intégrer les évolutions réglementaires, de contrôler les sauvegardes et de décider des suppressions autorisées selon chaque catégorie de documents.

Sources officielles

Service Public Entreprendre — Modification de la durée de conservation des documents fiscaux

Service Public Entreprendre — Délais de conservation des documents d’entreprise

À lire aussi

• Gestion administrative — Les bonnes habitudes pour gagner du temps
• Préparer sa comptabilité chaque mois sans se laisser déborder
• Facturation électronique — Les obligations 2026-2027